档案管理

系统简介System introduction

       文件档案管理系统,为企事业单位的档案现代化管理,提供完整的解决方案,文件档案档案管理系统既可以自成系统,为用户提供完整的文件档案管理和网络查询功能,也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理,或者与MIS信息管理系统相结合,形成更加完善的现代化信息管理网络。

       云视智能文件档案管理系统是借助企业信息平台的网络资源,充分利用现有网络和硬件设备,实现对档案信息的集中统一管理、数据规范、安全保护、综合开发利用。档案资源库为当地文件和档案综合信息资源中心。它包括各类数字信息采集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文档数字化系统等。它还包括目录数据(文件、档案、资料)、全文数据、多媒体数据(图片、图纸、图像)。


系统特点System characteristics

支持多种档案收集方式 

支持在线移交、在线收集、离线采集等多种收集方式。

面向工程项目档案收集的解决方案

针对工程项目档案数量大、周期长等特点,系统提供归档模板、离线采集等多种功能,解决了工程项目档案管理的难题。

档案整理过程自动化及智能化 

灵活快捷的著录方式,自动排序、编号、组卷、装盒等功能,最大限度实现了自动化,提高了档案工作效率。

提高用户服务水平 

提供在线查询、在线预览、下载和到期提醒等功能,为客户提供全面信息增值服务。

数据统计和报表

提供各种统计报表,方便对文件档案管理工作的监控、评估和管理。

操作日志 记录系统各种操作痕迹,做到出现问题,保证可追溯。

档案借阅

系统同时支持电子和纸质档案的借阅。电子借阅到期后,系统会自动收回档案。系统会将申请自动递交档案库管理员审批,也可以自定义档案的借阅流程。

功能详情Functional details

通知公告管理

我的消息管理

查看发送给我的消息,发送维护通知公告信息。

可以显示自己的评论。

可以根据编号、标题、发布人等信息进行搜索公告信息。

可以双击查看通知公告详细信息。并对该信息进行评论和已阅,主要包括编号、标题、类型、发布人、时间、正文、发布人ID、标签、新人必看、发布目标、附件等字段信息。

发布维护管理:

可以对公告进行发布、移动、删除、修改等操作。

文件发布可支持上传附件以及设置发布目标

可以查看每个公告的评论,并对每条评论可进行删除操作。

可以根据编号、标题、发布人和类型和标签等信息进行搜索公告信息。

文档借阅管理 

文档查阅管理:

文档分为纸质文档和电子文档。

每个文档都可以双击明细可查看文档的详细属性。

每个文档都可以进行预览、下载、打印等操作。

可以根据登记日期、文档密级、文档目录、文档名称、文档编号、审核状态等信息进行搜索文档信息。

还可以查看每个纸质文档的档案位置

借阅申请管理:

可以对每个电子文档和纸质文档进行借阅申请,每条申请都包含审批状态。

可以对审核状态为以审核的申请记录进行删除操作。

可以根据申请日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

借阅审批管理:

可以对提出的借阅申请进行审核操作。

可以对纸质文档进行确认借出和确认归还等操作。

可以根据申请时间、文档一般户、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

文档维护管理

目录管理:

可对电子文档目录、纸质文档目录进行新增、修改、删除等操作,并设置该目录的权限。

电子、纸质文档:

可以对每个文档进行新增、修改、删除等操作,主要包括文档编号、文档目录、文档类别、标签、文档简述、保管期限、文档名称、文件密级、登记人、登记日期、截止日期、是否提醒等信息,对未审核的文档可进行送审和撤销送审操作

可以根据文档编号、文档名称进行集中查询文档记录。

文档在进行管理员删除的时候是根据文档编号和文档名称。

档案移交:

可以通过移交申请把档案移交给别人,可以删除移交申请。

文档审批:

可以对文档上传进行审批,结果分为通过和不通过,可以根据登记日期、文件目录、审核状态等信息进行搜索文档上传信息。

可以对文档移交进行审批,结果分为通过和不通过,可以根据登录日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索文档移交信息。

到期提醒:

可以对到期的文档进行删除和延长截止日的操作,可以根据日期来查询文档信息。

文档标签打印:

可以根据文档编号、文档名称等信息进行搜索文档信息,选中文档之后,可以导出文档标签。

操作日志:

可以根据操作员、文档编号、文档名称、日期等信息进行搜索操作信息。

档案库检索 

按不同方式查阅档案的编目号;

按不同的规则查询档案所在位置,查阅图书档案的简介等。

可支持全文检索,组合检索,跨库检索,文件夹内检索等操作。

通过档案唯一条形码及条件进行精准检索,即提高了档案的检索速率又节省了大量查找时间;

多元化数据搜索模式,提高检索精确度及工作效率,以适应企业快速发展模式;

根据档案电子原件标题、作者、内容中的字或短句等多样化条件的全文搜索,提高电子原件利用率;

多种检索方式能解决因档案数量的大导致的查找慢、效率低、准确性差等问题;

快速准确的检索,可以为企业决策和提高工作查证提供利用;

文件工作流

每位用户登录该系统可以查看推荐的文件

每位用户可以在线发布文件

管理员会为每一位用户授予不同的操作权限

用户如果不想发布文件还可以撤销已经编辑好的文件

管理员如果发现授予用户的权限不对,也可以撤销对用户的授权

如果文件超出了借阅时间系统会提醒用户

用户可以选择自己喜欢的文件进行收藏

报表管理

文档借阅报表:

按申请日期统计两个日期时间段之间申请通过的借阅数量。

档案入库报表:

按录入日期统计两个日期时间段之间的文档数量。

APP自助

可以在线填写文件档案信息(档案条形码,档案编号,档案名称,类型)

可以在线借阅企业发布的文件档案信息与公告、相关的政策法规。

所有借阅人均可在线查阅个人相关的信息和文件档案信息,包括个人基本信息,借阅历史,文件档案名称、所借文件档案状态信息、超期信息等。

可以在线查阅文件档案检定,文件档案移交和文件档案接收的情况。

可以在线接收借阅文件档案信息到期的提示消息。

可在线查阅统计报表数据。

基础数据

数据字典:

保管期限,文档密级,审批类别,转换类别,文档类别,文档标签,通知公告类型,通知公告标签,服务器地址设置,默认封面等信息。

目录管理:

可以对电子文档的目录及权限设置进行新增、修改、删除等操作。

档案管理:

可以对纸质文档建立档案室,每个档案室都有档案柜名,每个档案柜名都有档案柜层,每个档案柜层都有档案盒,对档案室、档案柜名、档案柜层、档案盒进行新增、修改、删除等操作。

密级权限设置:

可以对每个密级的读和下载等操作进行权限设置。

岗位权限设置:

可以对每个岗位的读和下载等操作进行权限设置。

部门编号设置:

可以为每个岗位修改岗位代号。