行政OA

系统简介System introduction


      伴随着信息技术的飞速发展,也为机关单位日常办公由手工化作业向信息化和电子化方式转变提供了可能。安全网络技术,业务逻辑计算方法、工作流技术,复杂报表统计技术、人机界面交互技术等的发展与成熟,为各机关电子协同办公奠定的技术基础,同时由于国家政务信息化建设相关法规与标准的出台,也从法律和建设标准层面上提供了依据。各级机关利用成熟的信息技术,结合相应的标准与法规,便可以进行行政管理信息化系统的建设,促进传统办公模式向电子化办公模式的转变,提高办公效率,降低办公费用,各部门协同办公,能够很好的解决传统办公模式下存在的各种矛盾与问题,更好的服务于社会。


系统特点System characteristics

行政管理透明化

       通过应用信息化系统,所有的行政办公数据一目了然,可按照用户要求智能生成各种统计报表和分析图,支持各种形式的查询和比对,使行政工作更加透明和精确,便于参加各种审查、公示及评比。

规范工作流程

       行政管理系统实现工作流程电子化、规范化,清晰岗位职责,有效的防止工作的随意性。

提高办公效率

       通过电子办公手段,所有的日常信息传递都通过电子化方式进行,可以把各级部门工作人员从日常繁琐的简单重复工作中解放出来,不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。  

       对于身处异地的情况,也可以通过移动办公和异地办公所提供的方式,方便的进行日常办公事务的处理。

辅助管理决策

       实现全局行政工作,可控制、可评价、可视化,使党组和各科室所,根据相关预警信息在第一时间作出精确的管理决策。

增强协同能力

       通过电子办公手段,建立网上虚拟机构,打破部门分割与地域分割,各部门在电子办公系统中独立办公的基础上,通过信息化手段方便的与其他部门进行沟通与交互,协作办公的最终目标得以实现。使各部门之间的协作性大大增强。

节省运营成本

       通过电子办公手段,大大节省了办公时间;信息载体也由纸张改变为电子方式,纸张的使用量大大降低;通过系统有效地控制物资的流失,减少资源浪费,使得机关的综合运营成本得以有效节省。

精确绩效考核

       通过系统反映出的工作数量、质量、效率,为目标管理考核直接写入相关数据,或提供参考指标,使考核更加趋向公正、公平。


功能详解Functional details

人事管理

        人员信息的录入主要是录入员工的各类信息,如基本情况信息、工作信息、家庭情况信息、学历信息等。对于各类信息,系统允许用户自由定义信息项,即自由定义系统结构,系统自定义信息也可在专用模块上体现。如新增一个考核信息子集(也称数据表),考核信息子集设置为绩效管理模块子集时,人员信息与绩效管理都可修改考核信息子集。

仓库管理

       仓库管理用于对商品的进库、出库及各个仓库的存放物品进行管理。主要包含以下几个功能:产品入库、产品出库、产品库存、库存预警、库存盘点、进出库汇总、入库统计、出库统计,仓库设置。详细功能介绍如下:  

1、产品出入库记录:主要管理成品出入库情况

2、产品库存查询:查询成品库存情况

       系统跟据入库单,将同一种货物按照不同的客户进行整合,明确货物所在的具体库位,入库时间,入库批次号,已储存时间,货物状态(已入库,存储中,已出库),货物名称,价值等信息。并且统计每种货物每个月的出货量及出货频率。

3、库存预警:主要用于查询低于最低库存产品报警,可查看产品编号、     产品规格、中文品名、计量单位、产品类别、产品描述、库存数、库存         报警数,当库存水平下降到库存预警线时,系统自动发出存量预警,通     知相关货主紧急供货。

4、库存盘点:主要对库存进行盘点管理,在选择仓库后自动调用仓库产品理论库存、手工输入实际库存,盘点后自动计算盘盈/盘亏数量并自动识别状态(盘盈、盘亏、正常)。

车辆管理

1.全面详尽的车辆资料,驾驶员及员工信息管理,并提供丰富的图片档案功能;

2.一目了然的车辆状态界面,随时让您知悉当前每辆车的最新状态(包括出车、回车、维修等状态),并可直接对车辆进行日常操作;

3.详细记录车辆的用车申请、运行情况、维修情况、加油、违章、事故、保险、年检、费用等综合管理避免管理漏洞;

4.及时有效的信息到期提醒功能:车辆年检、费用到期、保养到期、保险到期等,随时跟踪车辆使用进程;

5.简单方便的用户端申请功能(网络版),让每个员工都能在自己电脑随时查看车辆状态并申请用车;

6.强大的查询统计功能,方便的导出Excel、多种报表输出打印,并可自定义报表样式,极大地满足您的工作需要

文件档案

1.获取、管理、存储、保护、呈现与企业组织流程相关的内容及文档。企业大部分数据都缺乏有效地管理措施和手段;

2.企业被有效管理的数据只有20%,也就是我们通常所说的结构化数据,这些数据基本都存储在各大应用系统中:如ERP,CRM,财务系统等等;

3.另外80%的数据是被忽视,这些数据也就是我们日常接触和产生的最多的数据也称之为非结构化数据:如office文档、电子邮件、合同,单据等等;

4.当企业开始认识到有效管理这些非结构化文件的重要性时,通会发现缺乏一个有效的系统对其进行管理;

5.软件实现了我们档案类文件的有效管理和安全控制,提升了内部员工文件查询和使用的效率。同时,还为我们提供了高效的搜索引擎,员工可以根据给予的权限,不限时、不限地访问档案库,获取急需资料。让我们内部的档案流通流转更加的便捷了;

办公用品

       办公用品管理专门针对企业办公用品种类多、管理杂乱的现状而设计,操作简单、界面清晰,能有效地将办公用品申购、申领与库存等信息有效衔接起来,帮助企业详细掌握办公用品的使用情况:大到电脑,小到一只铅笔的去向都能清晰呈现。

固定资产

1.使管理者无论何时何地都能进行跨时空管理工作,全方位支持集中式和分布式管理模式;

2.全面支持资产各项日常管理工作,资产从申请、分配、变更、维护到退出、处置报废全生命周期的过程管控;

3.突破单一的财务核算,实现资产运营管理与财务核算系统的无缝连接,达成企业资源信息共享,实现全员管理理念;

4.以实物资产管理实际需求为导向,轻松实现资产预算管理、综合查询、统计分析等,进行资产动态实时监管,提高资产的利用效率及盈利能力,有效防范资产流失,优化资产配置;

详细方案Detailed scheme

人事管理

1.  对公司内部的员工档案进行管理,可登记、记录、上传附件等

2.  对公司内部的员工的培训情况进行记录,可记录证书获取情况

3.  可对员工薪资进行调整,可对员工职位变迁进行设置

4.  记录员工的家庭成员信息,需要时可以调取联系

5.  管理员工的证件信息,如身份证、学历证书、驾驶证及其他证件等

6.  记录员工的奖惩记录信息,可供管理人员查看

7.  记录员工的请假信息

8.  设置员工的入离职状态

9.  对员工的考勤信息进行管理

10.  管理公司招骋面试等记录信息

文件档案

1.  记录公司的证件信息,如营业执照、资质证书、著作权证书、专利等

2.  记录公司的行政发文,供公司内部相关员工查阅

3.  记录公司的会议文件,供公司管理人员查阅

4. 记录公司的合同文件,供公司相关项目负责人员查阅

5.  记录公司的外来文件,供公司相关项目负责人员和管理人员查阅

车辆管理

1.  管理公司的出车记录信息

2.  记录公司的车辆管理和使用费用信息

3.  记录公司车辆的维修记录信息及产生的相关费用

4.  记录公司的油耗记录信息,供公司管理人员查阅

5.  记录公司车辆的事故信息,及相关处理结果

6.  记录公司车辆的违章信息,及相关的处理结果

行政办公类

1.  对公司内部值班记录进行管理

2.  对公司的宿舍进行管理

3.  对公司的钥匙进行管理

4.  对公司的印章进行管理

5.  对公司的会议室进行管理,如预订、使用中、空闲等

6.  对公司的票务信息进行管理,如预订的机票、火车票等

7.  对公司的快递记录进行管理,如发送的快递,单据等

8.  管理公司的对外通信录

9.  管理公司的内部通信录

10.  管理公司内部的工作计划,如工作报告、工作任务、通知公告等

11.  对公司的礼品发放进行管理

仓库管理

管理产品出入库情况

入库:

1. 根据入库日期时间段、仓库名称、生产批号进行模糊查询。

2. 入库主要信息:入库单号、入库日期、仓库名称、生产批号、入库类别(采购入库、生产入库、调拨入库、盘盈入库)。

3. 入库明细:产品编号、中文品名、产品规格、计量单位、入库数量。

4. 确认入库后库存数自动增加并计算成本加权平均值、并且不能修改删除已确认数据。

5. 产品入库可来源采购合同、盘点单及调拨单。

6. 可生成Word或Excel入库单。

出库:

1. 根据销售合同、出库日期时间段、客户名称、仓库名称、出库类别(销售出库、调拨出库、盘亏出库、报废出库)选项进行模糊查询。

2. 出库主要信息:出库单号、出库日期、仓库名称、生产批号、销售合同、出库类别(销售出库、调拨出库、盘亏出库、报废出库)。

3. 出库明细:产品编号、中文品名、产品规格、计量单位、出库数量。

4. 确认出库后库存数自动减少并计算成本加权平均值、并且不能修改删除已确认数据。

5. 产品出库可来源发货通知、盘点单、调拨单及报废单。

6. 可生成Word或Excel出库单。

审批管理

可对各项要审批的事务通过系统进行审批处理。

1.对报销费用申请进行审批

2.对请假申请进行审批

3.对加班申请进行审批

4.对出差申请进行审批

5.对借款申请进行审批

6.对采购申请进行审批

7.对名片申请申请进行审批

8.对补休申请进行审批

9.对印章使用申请进行审批

10.对会议申请进行审批

11.对快递申请进行审批

12.对办公用品申请进行审批

13.对车辆申请进行审批

办公用品

1.  对办公用品进行登记,生成系统唯一代码

2.  对办公用品的领用信息进行记录,分配到领用人

3.  对办公用品的采购信息进行记录,记录采购数量、采购日期和金额

4.  对办公用品的维修信息进行记录,记录维修单位和维修内容

5.  对办公用品的报废信息进行记录,记录报废日期和报废原因

6.  打印办公用品标签,上面有办公用品的唯一代码

固定资产

1.  可登记新增的固定资产信息,并对生成固定资产的系统唯一代码

2.  打印固定资产标签,上面有固定资产的唯一代码

3.  记录固定资产的领用信息,和资产的变更信息

4.  记录固定资产的借用信息,和资产的归还信息

5.  记录固定资产的维修信息,和资产的保养信息

6.  记录固定资产的折旧信息,和资产的报废信息

7.  可对系统内的固定资产进行统计和查询,并生成报表